Når Lyngby-Taarbæk Vej og Park skal holde byen pæn, ordentlig og sikker for alle, er der mange for skellige afdelinger, pladser og ikke mindst mennesker indover. Så mange mennesker, at det burde være umuligt at holde styr på det hele, i en lille analog papirkalender. Men det var lige præcis det, der var scenariet for dem. Det skabte dobbeltarbejde, forvirring og frustration.
“Vi brugte en papirkalender, hvor vi skrev alt ind omkring sygdom, ferier mm. Det krævede mange timer at følge op på de forskellige medarbejdere, ud fra kalenderen. Ofte skulle vi scanne kalenderen ind på daglig basis, for at kunne holde styr på det. Alligevel kunne det resultere i, at vi kom til at ringe til folk der var på ferie eller lå syge, fordi vi manglede overblikket.”
Steffen Frisenborg Marker,
Driftskoordinator hos Lyngby-Taarbæk Vej og Park.
Lyngby-Taarbæk Vej og Park havde et ønske om at få det samme visuelle og tekniske overblik, som deres kollega kommuner; Gladsaxe og Allerød. En Data Display løsning med bl.a. fremmøde check-in. Efter et besøg hos Gladsaxe kommune, kontaktede driftskoordinatoren, Steffen Frisenborg Marker, Data Display for at få lignende løsning. Lyngby-Taarbæks Data Display skulle tilrettes, så løsningen passede præcis til deres arbejdsforhold. Målet var at lette arbejdsgangen, skabe overblik og minimere frustration omkring forgæves kørsel og arbejde.
“Vi havde hørt at Gladsaxe Vej og Park var glade for deres Data Display. Efter at have set løsningen live ved dem, var vi ikke længere i tvivl – det skulle vi også have! Vi startede med at implementere det på én af pladserne, nu har ti af vores pladser investeret i et Data Display. Det har været fantastisk at opleve hvordan alle aftale er blevet overholdt. Carsten overholder de ting han siger, og sender derfor ingen ekstra regninger – og så svarer han tilmed også når han er på ferie. Det er upåklageligt. Udviklerne fra Sanocast har været super gode. Når vi har fået en god ide til en ændring, så er der ikke gået mere end 1 – 2 dage, så har vi kunne se ændringen ved os. Det har helt sikkert været en stor succesoplevelse, i forhold til andre vi har arbejdet med.”
Steffen Frisenborg Marker,
Driftskoordinator hos Lyngby-Taarbæk Vej og Park.
Nu har Lyngby-Taarbæk Vej og Park et Data Display som visualiserer hvilke medarbejdere der er mødt ind på de forskellige pladser, er syge, har ferie mm. En løsning som giver alle det samme visuelle overblik, og som gør det administrative arbejde lettere. Lyngby-Taarbæks medarbejdere kan bl.a. checke ind og ud, se hvilke kollegaer der er mødt, er syge, på ferie, kursus eller arbejder hjemmefra. Funktioner som let kan tilrettes eller tilføjes. Derudover kan medarbejderne selv ønske ferie samt fridage, direkte fra skærmen. Den information kan eksporteres til en CSV-fil, som bruges til at overføre data fra et system til et andet. Det gør bl.a. lønbehandlings processen overskuelig og let. Det er nemt at filtrere i informationen, ud fra fx teams, feriedage og arbejdstimer, det gør arbejdsgangen simpel, overskuelig og mindre tidskrævende.
“Det er en kæmpe succeshistorie! Nogle af medarbejderne var skeptiske til at starte med, men den skepsis er væk nu. De er helt dedikerede og har taget det så meget til sig, at de selv kommer med flere ideer til løsningen. Nu har vi ikke længere de her forgæves kørsler, som fx resulterede i 10 timers spildt arbejdstid. Det er mange penge, og meget irritation som vi slipper for nu.”
Steffen Frisenborg Marker,
Driftskoordinator hos Lyngby-Taarbæk Vej og Park.
Carsten Damgaard,
Data Display Konsulent
